多層次傳銷報備自動化流程

多層次傳銷 · 報備流程自動化

以 AI 驅動
報備自動化
流程設計

結合 Google Drive、Gmail、Claude in Chrome
打造法務端到端的智能報備工作流

📁 資料夾架構

🔄 完整流程圖

📄 變更比較報告

🛠 工具串接

⚠️ 操作邊界

Step 01

雲端資料夾架構

所有報備文件統一存放於共享雲端，觸發後自動比對並通知法務

📁 目錄結構（Google Drive）

📁 傳銷報備主資料夾/

📁 01_事業基本資料/

📂 現行有效/

📂 等候報備/ ← 觸發點

📁 02_主要營業所及其他營業場所/

📂 現行有效/

📂 等候報備/

📁 03_傳銷商加入條件及組織條件/

📂 現行有效/

📂 等候報備/

📁 04_傳銷制度（佣金獎金利益）/

📂 現行有效/

📂 等候報備/

📁 05_擬與傳銷商簽定之參加契約/

📂 現行有效/

📂 等候報備/

📁 06_銷售商品或服務（品項價格來源）/

📂 現行有效/

📂 等候報備/

📁 07_商品買回減損標準/

📂 現行有效/

📂 等候報備/

📁 08_完整書面契約/

📂 現行有效/

📂 等候報備/

📁 _歷史封存/

↳ 報備完成後自動移入

⚡ 自動觸發條件

📥

觸發事件

任何人員上傳檔案至任一項目的「等候報備」資料夾

🔍

自動動作 1

讀取新舊文件 → 進行差異比對 → 產出變更比較報告

📧

自動動作 2

將比較報告以 Email 寄送給法務人員確認

📌 資料夾命名原則

第二層資料夾名稱直接對應公平會系統 8 個報備項目標題，避免自行分類造成歸檔混淆

每個項目下僅設「現行有效」與「等候報備」兩個固定子資料夾

報備完成後由 Claude 自動將等候報備檔移至現行有效，舊版移入「_歷史封存」並記錄日期

⚠️ 注意事項

項目 04（傳銷制度）與 06（商品資料）變動最頻繁，且直接影響獎金比例計算，Claude 比對後將自動標記「高優先」並在報告中加入法規風險提示

Step 02

完整作業流程

從文件上傳到報備送出的五個階段，人機協作明確分工

1

👤 業務單位

上傳文件至等候報備資料夾

事業制度 / 獎勵辦法 / 產品型錄 / 退貨規則任一異動

2

🤖 Claude 自動執行

文件比對分析 → 產出變更報告

讀取新舊版文件差異、判斷是否需要報備、辨別報備類型（初次 / 變更）、標記法規風險點

3

🤖 Claude 自動執行

Email 通知法務確認

附上比較報告 PDF、列出需填報欄位、標示期限（變更報備 20 日）

4

👤 法務人員

人工登入系統（輸入驗證碼）

此步驟必須由人執行，驗證碼為人機識別機制，Claude 不介入

5

🤖 Claude in Chrome

接手瀏覽器・逐欄填寫系統

填報第 4、5、6、7、8、9、10 項，截圖存檔每頁，完成後停在「確認報備」前

6

🤖 Claude 自動執行

填報完成 Email 通知法務

附上各欄填報截圖、逐項摘要，等待法務確認送出

7

👤 法務人員

審閱截圖 → 親自點擊「確認報備」送出

不可逆的公文行為，必須法務親自操作

8

✅ 自動歸檔

文件移入現行有效 / 歷史封存

記錄報備日期、公文字號，舊版自動移至歷史封存資料夾

⏱ 關鍵時限提醒

初次報備補正期限 30 日

變更報備補正期限 20 日

公平會回復時間收文日5點前→次日

事業名稱異動 15 日內

🤝 人機分工原則

人工

登入、驗證碼、最終送出確認

Claude

文件比對、填報作業、通知發送、歸檔整理

⚠️ 短期促銷免報備例外

促銷期間 ≤ 1 個月者，Claude 在比較報告中自動標記為「免報備」，但系統同步追蹤年度累計次數，超過 3 次或累計獎金比例超限時，自動升級為「需報備」

Step 03 & 04

變更比較報告＋工具串接

自動產出結構化差異報告，各階段對應工具一覽

═══ 傳銷報備變更比較報告 ═══

變更類別02_獎勵辦法

是否需要報備■ 是

報備類型■ 變更報備

時間要求變更前先報備

補正期限20 日

變更項目比對

推薦獎金現行：15% → 變更：18%

組織獎金(二代) 現行：5% → 變更：6%

晉升條件無變更

⚠ 風險提示

調整後總獎金比例請確認未超過 50%

請確認是否為短期促銷（<1個月）

系統填報對應欄位

第5項傳銷制度 → 更新獎金比例

第9項完整書面契約 → 確認同步

🛠 工具串接對照表

📁

Google Drive MCP

偵測上傳 · 讀取新舊文件 · 歸檔管理

已連接

📧

Gmail MCP

Stage 1 通知 · Stage 4 填報完成通知

待連接

🤖

Claude API

文件比對分析 · 差異報告生成 · 法規判斷

可用

🌐

Claude in Chrome

登入後系統填報 · 截圖記錄

Beta

📊

促銷追蹤試算表

年度促銷次數 · 累計獎金比例監控

規劃中

💡 建議實作優先序

① Google Drive 觸發 + Claude 文件比對（已可實作）

② Gmail 通知流程串接

③ Claude in Chrome 填報（Beta 穩定後上線）

Step 05

Claude 不能 / 不應執行的操作

清楚定義人機邊界，確保法律責任歸屬與資訊安全

✕ 禁止操作（硬性限制）

🔑

輸入帳號密碼

系統安全規範，密碼類憑證 Claude 不得接觸或輸入，即便使用者明確要求也不例外

🤖

輸入或繞過驗證碼

CAPTCHA 為人機識別機制，Claude 不嘗試辨識或繞過，此為不可妥協的安全邊界

📨

點擊「確認報備」送出

送出後即產生公文效力，屬不可逆行為。法律責任在法務人員，必須由本人親自確認送出

💳

處理任何金融或身份憑證

銀行帳戶、身分證號、信用卡資訊等敏感財務身份資料，任何情況下均不得由 Claude 輸入或傳輸

Claude in Chrome 可執行範圍

✅

傳銷制度填報層級架構、獎金條件、獎金比例計算說明逐欄填入

✅

文件上傳操作入會申請書、事業手冊、完整書面契約附件上傳

✅

商品資料填報品項、價格、積分值、促銷欄位逐筆填入

✅

截圖全程記錄每個填寫完成頁面截圖存檔，供法務審閱

✅

暫存草稿可點擊「儲存離開」暫存，不觸碰「確認報備」

✅

減損標準說明依退貨規則文件自動填入第8項計算方法與基準